Les budgets dans la gestion de projet

Dans la gestion de projet, un chef de projet doit mettre en place un budget et les comparer aux dépenses réelles. Les coûts sont l’une des trois principales contraintes qu’un chef de projet doit gérer.

Les bases de l’élaboration du budget dans la gestion de projet

C’est quoi un budget de projet ?

Si on ne fixe pas, on ne gère pas et/ou on ne contrôle pas le coût du projet, on peut être avoir un projet qui n’est pas rentable. De ce fait, il faut contrôler le coût tout en réalisant les différents objectifs du projet. Ainsi, le budget de projet est un outil qui va permettre de gérer à ce que les dépenses ne dépasse les plafonds.

Le budget de projet guide au sein des triples contraintes du projet :

• Le calendrier,
• La portée,
• et les coûts.

Mais aussi, le budget de projet nous indique les étapes et contrôles nécessaire pour gérer le projet.

Alors pour créer un bon budget de projet, il faut :

1. se concentrer sur l’ensemble des triples contraintes. Ainsi, analyser ce qui peut être fait et les coûts associés est essentielles pour la création d’un budget précis.
2. réfléchir au projet de A à Z. Pour ce faire, il faut se poser les questions suivantes :
   • Quel est le montant des fonds attribués ?
   • Quelles sont les dépenses obligatoires ?
   • Quelles sont les dépenses non essentielles à la réussite du projet ?
   • Est-ce qu’on a les ressources nécessaires pour créer des estimations réalistes et fiables ?
3. examiner les principaux postes de dépenses du projet. En général ce sont :
   • Main-d’oeuvre,
   • Matériel,
   • Voyages,
   • Communication.
4. discuter des imprévus avec les différentes parties prenantes.
5. penser aux données de coûts-bénéfices. En effet, il faut trouver un équilibre entre les dépenses et les bénéfices.

Il faut toujours garder en tête qu'un projet ayant un budget trop élevé risque d'être annulé.

Élaboration d’un budget

Pour élaborer un budget, il faut le faire autour du Structure de Découpage du Projet ou SDP. Le SDP est un regroupement logique des éléments qu’un projet doit fournir. Ce regroupement peut être un diagramme, un tableau ou une liste qui organise les livrables en sections maniables. Ensuite, ces sections sont découpés en tâches qui peuvent être attribué à un ou plusieurs ressources.

Il existe deux méthodes pour monter un budget en utilisant un SDP :

• méthode descendante ;
• méthode ascendante.

La méthode descendante

Pour élaborer son budget initial, c’est mieux d’utiliser cette méthode.

• Commencer à indiquer le projet en haut de la SDP ;
• Ensuite il faut découper le projet en différents niveaux de livrable.

La figure ci-dessous nous montre un exemple.

Ensuite, il faut examiner le budget initial s’il correspond aux attentes en matière de coût relatif au projet. On peut affiner ce budget initial en comparant le budget aux budgets des projets identiques antérieures.

La méthode ascendante

Une fois que l’on a une vision plus détaillé du projet, on peut évaluer les différentes tâches nécessaires pour fournir le produit fini. Ces tâches permet de travailler la SDP de manière ascendante. De ce fait les étapes d’une SDP et d’une approche budgétaire ascendante sont :

1. Définir les tâches et les attribuer à une ressource.
2. Imputer un coût à chaque tâche.
3. Regrouper les tâches et le coûts de façon logique de manière ascendante.
4. Enfin, allouez un budget à un département ou une sous-équipe spécifique afin de réaliser le projet décrit. Par exemple on peut attribuer le budget à l’équipe de développement qui va effectuer la tâche de développement.

De ces faits, il est nécessaire d’avoir une SDP pour avoir un budget solide et réalisable.

Les normes relatives à l’établissement des coûts dans une entreprise

Pour utiliser les normes de coûts, il faut étudier en premier les méthodes comptables internes. Pour ce faire, il faut discuter avec la service comptabilité pour savoir quels coûts sont suivis et comment. Ainsi, on obtiendra un modèle initial pour l’établissement et le suivi des coûts du projet.

En second lieu, il faut définir les coûts prévus et ceux de dernière minute pour une ressource et utiliser une combinaison des deux dans le budget.

En troisième lieu, il est nécessaire de définir le suivi du coût de la main d’oeuvre (interne et externe).

Et enfin, il faut envisager les coûts des services et équipements fournisseurs.

En prenant en compte ces 4 points, on peut trouver le bon compromis entre coût horaire et nombre d’heures.