ERP – Enterprise Resource Planning – c’est quoi réellement ?

L’ERP (Enterprise Resource Planning) est la gestion intégrée des principaux processus métier, souvent en temps réel et médiée par des logiciels et des technologies diverses et variées.

ERP est généralement désigné comme une catégorie de logiciels de gestion d’entreprise — généralement une suite d’applications intégrées — qu’une organisation peut utiliser pour collecter, stocker, gérer et interpréter les données de nombreuses activités commerciales.

L’ERP offre une vue intégrée et constamment mise à jour des processus métier de base à l’aide de bases de données communes maintenues par un système de gestion de bases de données. Les systèmes ERP suivent les ressources de l’entreprise (trésorerie, matières premières, capacité de production) et l’état des engagements commerciaux: commandes, bons de commande et paie. Les applications qui composent le système partagent les données entre les différents services (fabrication, achats, ventes, comptabilité, etc.) qui fournissent les données. L’ERP facilite le flux d’informations entre toutes les fonctions de l’entreprise et gère les connexions avec les parties prenantes externes.

Le système ERP intègre des systèmes organisationnels variés et facilite les transactions et la production sans erreur, améliorant ainsi l’efficacité de l’organisation. Cependant, le développement d’un système ERP diffère du développement de système traditionnel. Les systèmes ERP fonctionnent sur une variété de configurations informatiques et de réseaux informatiques, utilisant généralement une base de données comme référentiel d’informations.

Les fondamentaux d’un ERP

Les systèmes ERP sont conçus autour d’une structure de données (schéma) unique et définie qui possède généralement une base de données commune. Cela permet de garantir que les informations utilisées dans l’entreprise sont normalisées et basées sur des définitions et des expériences utilisateur communes. Ces constructions de base sont ensuite interconnectées avec les processus métier entraînés par les flux de travail (workflow) à travers les départements commerciaux (par exemple les finances, les ressources humaines, l’ingénierie, le marketing, les opérations), les systèmes de connexion et les personnes qui les utilisent. En termes simples, l’ERP est le véhicule d’intégration des personnes, des processus et des technologies dans une entreprise moderne.

Par exemple: imaginez une entreprise qui gère et vend des voyages (Tours Opérateurs) en achetant des prestations auprès de plusieurs prestataires (hôtel, restaurant, vols, etc…). Il pourrait utiliser un système ERP pour suivre la demande et l’achat de ces prestations et s’assurer que chaque composant de l’ensemble d’un voyage utilise des données uniformes et propres connectées aux flux de travail, processus métier, rapports et analyses de l’entreprise. Lorsque l’ERP est correctement déployé dans ce Tours Opérateurs une prestaton, par exemple, «la réservation d’une chambre dans un hôtel», est uniformément identifié par le numéro de la réservation qui contient les différentes informations comme le nom de l’hôtel, le nom du voyage, le nom des clients qui vont héberger dans l’hôtel, la date d’arrivée et de départ des clients de la chambre, où est-ce que les clients vont aller après, ce que les clients préfère, combien coûte la chambre, etc…. Étant donné que les données sont l’élément vital de toute entreprise moderne, l’ERP facilite la collecte, l’organisation, l’analyse et la distribution de ces informations à chaque individu et système qui en a besoin pour remplir au mieux son rôle et sa responsabilité.

L’ERP garantit également que ces champs et attributs de données sont cumulés dans le bon compte dans le grand livre de l’entreprise afin que tous les coûts soient correctement suivis et représentés. Si la prestation de réservation d’une chambre d’hôtel étaient appelées «réservation chambre» dans un système logiciel (ou peut-être un ensemble de feuilles de calcul sur Excel), «chambre» dans un autre et «hébergement» dans un troisième, il serait difficile pour le Tours Opérateur de déterminer combien est dépensé chaque année sur les les réservations de chambre, et si elle devrait changer de fournisseur ou négocier pour de meilleurs prix.

Un principe clé de l’ERP est la collecte centrale de données pour une large diffusion. Au lieu de plusieurs bases de données autonomes avec un inventaire infini de feuilles de calcul déconnectées, les systèmes ERP mettent de l’ordre dans le chaos afin que tous les utilisateurs, du PDG aux commis aux comptes fournisseurs, puissent créer, stocker et utiliser les mêmes données dérivées de processus communs. Avec un référentiel de données sécurisé et centralisé, tout le monde dans l’organisation peut être sûr que les données sont correctes, à jour et complètes. L’intégrité des données est assurée pour chaque tâche exécutée dans toute l’organisation, depuis les états financiers trimestriels jusqu’au rapport unique sur les créances impayées, sans s’appuyer sur des feuilles de calcul sujettes aux erreurs et doublons.

Fournisseurs de solutions ERP

Certains noms familiers sont des leaders dans les logiciels ERP. Oracle Corp. (ORCL) fournissait à l’origine une base de données relationnelle qui s’intégrait au logiciel ERP développé par SAP (SAP) avant de pénétrer le marché des entreprises dans son ensemble au début des années 2000. Microsoft (MSFT) est depuis longtemps un leader du secteur, de nombreux clients utilisant plusieurs applications logicielles de l’entreprise.

Comme les solutions basées sur le cloud ont gagné en popularité au cours des dernières années, les leaders traditionnels de l’industrie ERP ont vu les défis de nouveaux venus tels que Bizowie et WorkWise. (Pour une lecture connexe, voir «Études de cas d’une planification réussie des ressources d’entreprise»)

Un autre fournisseur de solution ERP est Odoo. Odoo, anciennement OpenERP² et Tiny ERP, est initialement un progiciel open-source de gestion intégré comprenant de très nombreux modules permettant de répondre à de nombreux besoin de gestion des entreprises (ERP), ou de gestion de la relation client (CRM). Le logiciel est utilisé par plus de quatre millions d’utilisateurs pour gérer leurs entreprises à travers le monde³. Odoo est le système ERP open-source le plus populaire⁴.

Il existe une version community gratuite sous licence LGPLv3, et une entreprise sous licence propriétaire Odoo Enterprise Edition License v1.0⁵.

À l’origine un progiciel de gestion intégré (ERP), le logiciel s’est vu étendre ses fonctionnalités à des applications de front office (CMS, e-commerce, blogs, forums, news, événements, live chat, job offers…).

L’offre Odoo Community que propose smart-tech.mg

smart-tech.mg propose un service d’intégration des différents processus métiers qu’un entreprise (TPE, PME, PMI, Grandes Entreprises) puisse avoir pour l’intégrer dans un ERP qu’est Odoo.

smart-tech.mg a basé sa solution, essentiellement » sur la version Community d’Odoo du fait que d’une part les clients sont en majorité des TPE et PME et que le coût de la licence d’Odoo Enterprise est assez élevé pour ces types de client. Par contre smart-tech.mg a déjà travaillé avec la version Enterprise d’Odoo pour des clients qui ont eu besoin d’assurance sur la mise en place d’un ERP dans leurs entreprises.

Les principaux activités de smart-tech.mg sur l’ERP Odoo sont :

• L’intégration du module Achat – Stock – Finance pour le compte de PSI Madagascar,
• La mise en place d’un cahier de charge et l’assistance des développeurs pour l’intégration des processus métiers de Heri Madagascar en utilisant Odoo Enterprise,
• Le système de suivi des commandes des clients pour le compte d’Icigo Guadeloupe a été mise en place,
• La mise en place d’un suivi des présences pour le compte de la SMMC,
• Développement d’un module de gestion d’un carrière pour le compte de Labrastone,
• La mise en place d’un système de gestion d’un Tours Opérateurs.

La philosophie de smart-tech.mg quand il propose ces services est de :

• permettre aux décideurs de prendre des décisions efficace en se basant sur des données véridiques et en temps réel que l’ERP fournit,
• permettre à l’ERP de s’adapter à l’entreprise et non l’inverse, c’est à dire que l’entreprise s’adapte à l’ERP.